“Il Software sta mangiando il mondo”: ormai le nuove tecnologie sono sempre più presenti in tutti i livelli di una società. Ma come ci si comporta nei Consigli di Amministrazione?
I Board sono realtà varie e non tutti hanno la stessa struttura o dimensione. I Membri hanno spesso un tempo limitato per preparare delle riunioni strategiche e hanno bisogno di un accesso equo alle informazioni, a prescindere da dove sono contenute. Tuttavia, non è sempre facile garantire tale parità quando si usano dei tradizionali sistemi di scambio, cartacei o via e-mail (troppo spesso non criptate).
In alcune grandi società, infatti, la governance dei meeting mobilita managers che sono spesso in viaggio, anche in aree geografiche diverse e in diversi continenti. I Board possono riunire fino a dozzine di persone e la frequenza dei meeting rende ancora più importante il bisogno di una fluidità nel flusso delle informazioni.
3 parole chiave: riservatezza, efficienza e affidabilità
Durante lo svolgimento del meeting, vengono trattate informazioni sensibili (es. sviluppo della società, know-how, segreti commerciali, dati finanziari) ed è facile comprendere quanto possa essere importante proteggere la loro riservatezza. È fondamentale sapere che le dichiarazioni espresse in un contesto riservato di governance meeting non verranno divulgate all’esterno o in altri ambiti della società. È anche un prerequisito per la fiducia.
L’efficienza è l’essenza di questi meeting strategici: per ottenerla, è fondamentale autorizzare ciascun membro del Board ad accedere a documenti recenti e storici e alle informazioni attraverso strumenti appropriati ed ergonomici.
Il Management ha il compito di creare una struttura che possa favorire un dibattito proficuo. Siccome i membri dei comitati di governance, così come i loro assistenti esecutivi, non sempre hanno una sofisticata esperienza IT, è essenziale che la soluzione prescelta sia intuitiva e facile da gestire, anche per chi è meno esperto di tecnologia. L’affidabilità del fornitore del servizio deve essere verificata ed è fondamentale rivedere tutte le offerte.
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La sicurezza prima di tutto
La digitalizzazione dei Board è una soluzione globale per dematerializzare e controllare i meeting per tutta la loro durata, inclusa la sessione di voto e per assicurare una condivisione sicura della documentazione allegata.
Una volta che il lavoro preparatorio è stato effettuato e i diritti di accesso ai documenti sono stati definiti per ogni singolo user (leggere, disegnare ecc.), tutte le informazioni vengono centralizzate e possono essere consultate per esempio sui tablet (prima, durante e dopo il meeting). La traccia di tutte le operazioni effettuate rimane conservata all’interno dello strumento.
Al termine della sessione, tutti i documenti e le decisioni prese dai Consiglierivengono registrate e archiviate elettronicamente in un data storage.
Non va dimenticato il fatto che un documento cartaceo può essere facilmente copiato all’insaputa di chi lo ha emesso. I documenti cartacei riservati dovrebbero infatti essere distrutti dopo essere stati consultati, poiché potrebbero anche essere dimenticati in luoghi pubblici o andare perduti. Per questo circa tre quarti delle società scoprono che non possono sentirsi al sicuro!
Anche la localizzazione dei dati è molto importante. Le norme proibiscono, ad esempio, la trasmissione dei dati raccolti nell’ambito dell’UE fuori dai suoi confini, a meno che non ci sia un accordo legale specifico tra il Paese interessato e l’Europa.
Non tutte le legislazioni offrono le stesse garanzie: le aziende americane, ad esempio, sono soggette al “Freedom Act” (precedentemente “Patriot Act”), che fornisce al Governo americano il diritto di accedere ai loro dati in ogni momento. In altri termini, anche se i data center di un’azienda americana sono localizzati al di fuori degli USA, il Governo americano può richiedere l’accesso ai dati.
Una soluzione per ogni forma di business
La soluzione digitale consente un’efficace risposta di modernizzazione dei meeting e indirizzarli verso la dematerializzazione, sicurezza integrale e mobilità riducendo al contempo i costi e i tempi di stampa e archiviazione. Tale soluzione contribuisce anche a uno sviluppo sostenibile (portando avanti la Corporate Social Responsability). È una sala virtuale per i Board, un portale, organizzata in modalità SaaS (Software as a Service), una soluzione indipendente dal network dell’azienda. Forma un’autentica bolla virtuale che consente la tracciabilità degli scambi e azioni che si sono compiuti.
Questo strumento è senza dubbio una buona pratica di governance ed è consigliabile per ogni forma di business e per qualunque attività.
Attraverso la digitalizzazione dei processi, il Consiglio di Amministrazione può condurre l’azienda verso la sua trasformazione digitale: facendo leva sul digitale per incrementare l’efficienza, la collaborazione e prestazione, preservando al contempo la riservatezza e prevenendo la fuoriuscita di informazioni sensibili.
A questo punto, possiamo fare alcune considerazioni:
- ci sono piccole e lente variazioni nelle aziende non-tech;
- meno del 20% dei membri dei consigli di amministrazione sono competenti tecnologici, anche a causa dell’età media degli stessi;
- le migliori aziende “performanti” è più probabile che abbiano dei dirigenti tecnologici.
Ne consegue che inserire nell’organizzazione dirigenti digitali contribuisce a creare valore aggiunto. YourCFO e i suoi Partners hanno competenze ed esperienze in:
- revisione della governance attuata;
- analisi dei processi;
- valutazione dei membri;
- costruire assieme al management esistente un’attività di ripresa;
- proporre la nomina dei membri che abbiano competenze tecnologiche che possano portare ad una migliore composizione dei Board;
- proporre una soluzione digitale in linea con lo spirito dell’azienda.
Soprattutto in questo periodo di crisi dovuto al coronavirus, uno Smart Board è di certo una soluzione efficace.
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