La scelta di un sistema gestionale è senza dubbio una delle più critiche per un’azienda. Il software dedicato a questa funzione servirà a migliorare il lavoro del personale aziendale. Quindi, bisogna sceglierlo con attenzione.
L’attuale situazione economica delle imprese italiane risulta sempre più competitiva, ciò impone l’adozione di modelli organizzativi orientati alla semplificazione dei processi aziendali. In tal senso, il software gestionale è una delle soluzioni vincenti, grazie alla possibilità dell’automatizzazione di flussi, informazioni e processi.
Il sistema gestionale più adatto
Innanzitutto, il gestionale che si dovrà scegliere deve essere specifico per il settore merceologico nel quale si opera. Allora nasce il problema di trovare quello più idoneo per la nostra azienda, ma dovendo tenere conto di diverse variabili.
Da non sottovalutare il fatto che il software gestionale riesca ad integrarsi alla perfezione con le componenti hardware presenti nella nostra società. Se si dispone, infatti, di un programma che non riesce ad interfacciarsi al meglio con i nuovi dispositivi tecnologici come smartphone, palmari, stampanti fiscali, allora dobbiamo pensare seriamente a cambiare il nostro programma.
Ogni software gestionale deve sempre assicurare la possibilità di potersi adattare con flessibilità alle diverse esigenze di un’azienda, espresse in molteplici modi, e per questo motivo deve essere scalabile e flessibile, aperto, semplice da usare e continuamente aggiornato e supportato.
Scalabilità e Flessibilità
Fra le sue caratteristiche principali, un buon software gestionale, oltre a permettere una gestione integrata dei principali processi aziendali, deve poter garantire la possibilità di inserire ulteriori moduli operativi nel tempo man mano che cambiano le esigenze gestionali.
Questa caratteristica viene definita con il termine di “scalabilità del software” e si riferisce alla caratteristica di un sistema di essere facilmente modificabile nel caso di variazioni dei bisogni gestionali societari.
Apertura e integrazione con applicativi esterni
Un software gestionale è da considerare una buona scelta per la propria azienda se garantisce, tra le altre cose, la possibilità di integrarsi e di interfacciarsi con altri applicativi esterni. Inoltre, appoggiandosi a database relazionali, un buon programma gestionale deve potersi anche interfacciare ad altri applicativi aziendali per condividere dati e integrare procedure esterne.
Un esempio classico è l’integrazione con un sistema di CRM (Customer Relationship Management) dove vengono gestiti i dati collaborativi e in cui può risultare molto utile avere un quadro complessivo della situazione del cliente che permette, ad esempio, al personale commerciale di avere una visione sintetica sulla situazione contabile o dei pagamenti.
La facilità di utilizzo del gestionale
Un’altra caratteristica importante di un sistema di controllo di gestione è sicuramente la facilità di utilizzo in quanto, più il programma è semplice da utilizzare, più diminuiscono i costi di avvio del sistema e di istruzione del personale. Si tratta di un aspetto che non va sottovalutato, perché rendere il sistema facilmente accessibile anche a chi ha poca dimestichezza con la tecnologia permetterà di “sfruttare” il gestionale in tutte le sue potenzialità, anche quelle più nascoste.
L’assistenza e gli aggiornamenti software
Un altro aspetto molto importante è che il software gestionale dev’essere sempre aggiornato: migliorare ed ampliare in modo regolare il software, sia in base ai cambiamenti evolutivi del mercato che in base ai cambiamenti normativi (che sono all’ordine del giorno…), è di vitale importanza sia per chi acquista il software (che potrà quindi avvantaggiarsi di una versione aggiornata e al passo con i tempi), sia per le stesse aziende informatiche che dovrebbero puntare a fornire ai propri clienti prodotti ai massimi livelli qualitativi.
