In una situazione di emergenza come quella che stiamo vivendo a livello mondiale a causa della diffusione del coronavirus, il Consiglio di Amministrazione si ritrova a dover convocare una riunione speciale per affrontare i possibili rischi, al fine di proporre un approccio attivo che sia in linea con le decisioni prese dalle autorità.
Come affrontare un momento simile?
Il ruolo del Consiglio di Amministrazione in una crisi
I membri del Consiglio di Amministrazione e la direzione devono avere una buona comprensione dei rispettivi ruoli e della parte che svolgono. Il ruolo del CdA è lavorare a stretto contatto con la direzione e dare tutto il suo supporto, in quanto sarà sicuramente sottoposta a forti pressioni, perciò i consiglieri devono dimostrare empatia.
La direzione deve agire rapidamente, quindi il Board non deve rendere la situazione più difficile.
Il coronavirus, o l’emergenza del momento, dovrebbe essere in cima all’agenda del CdA. La leadership deve infatti proteggere i dipendenti, garantire che il business sia abbastanza forte da superare la crisi e consigliare il management per cercare potenziali opportunità di business.
Il Board deve prendere in considerazione l’istituzione di un comitato digestione delle crisi con le dovute competenze (una task force) e l’elaborazione di strategie e iniziative per gestire la crisi, rivisitando e chiarendo le priorità mano a mano che la crisi si evolve.
Il Consiglio di Amministrazione deve inoltre discutere con i revisori e comunicare efficacemente e in modo continuativo non solo internamente, ma anche con le parti esterne interessate, per informarle se un membro dovesse diventare temporaneamente incapace di servire alla luce di questi eventi. È importantissimo mantenere una comunicazione trasparente e frequente.
Il CdA dovrebbe riunirsi almeno settimanalmente, per verificare il rispetto delle linee guida.
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Le 12 questioni da affrontare nel Board
La durata e l’entità dell’impatto della crisi dovuta al coronavirus non sono note, ma una cosa è certa: avrà conseguenze a lungo termine sull’economia globale (anche se, per ora, non sono emersi rischi di stabilità del sistema finanziario).
Nella valutazione di questa crisi, l’esposizione al rischio dovrebbe essere quantificata con scenari “What If”.
Di seguito è riportato un elenco di questioni che il Consiglio di Amministrazione dovrebbe discutere al fine di monitorare i rischi finanziari e non finanziari:
- Il piano di continuità aziendale in atto, quali parti dei piani devono essere attivate e quando.
- L’interruzione della catena di approvvigionamento (supply chain): attivare il ruolo del “supply chain risk manager”; valutare l’impatto sulle disposizioni di approvvigionamento e considerarne le alternative; mappare la catena di fornitori e attivare se possibile il multisourcing.
- La revisione degli obblighi contrattuali nei confronti dei clienti.
- I patti finanziari e le considerazioni sulla liquidità (cash flow): dialogo con i finanziatori per ristrutturare i pagamenti.
- Il rispetto delle leggi in materia di salute, sicurezza e altro (come il protocollo del 14.03.20 nel caso del coronavirus).
- La sensibilizzazione dei dipendenti.
- La copertura assicurativa da valutare.
- Il test per eventuali ricadute negative: adeguamento delle proiezioni dei ricavi almeno per l’anno in corso; business plans (con scenari pessimisti e ottimisti fine al ritorno alla normalità); contingentare le OPEX.
- La segnalazione da parte della direzione al Board quali informazioni, frequenza, relazione sugli indicatori chiave.
- La difficoltà di completare la chiusura del bilancio dell’attuale audit.
- Le operazioni societarie in corso: le restrizioni di viaggio possono limitare la capacità di un acquirente di condurre indagini di due diligence; gli acquirenti possono cercare di terminare o rinegoziare le offerte.
- Assemblea degli azionisti: partecipazione da remoto invece di partecipare di persona.
Un’opportunità per il CdA
In situazioni simili il Consiglio di Amministrazione non dovrebbe mai agire irrazionalmente, ma deve considerare la resilienza e il recupero a lungo termine, oltre a prendere le decisioni adeguate al fine di evitare una potenziale azione di classe e ottenere dagli azionisti il discarico per le loro funzioni.
Il Consiglio di Amministrazione crea fiducia: questo periodo, nonostante tutto, è un’opportunità unica!
Una volta passata la crisi, ci sarà poi l’occasione di fare un bilancio della situazione e valutare le lezioni apprese, ad esempio il modo in cui l’azienda ha reagito e come può prepararsi meglio per un’eventuale prossima crisi.
L’azienda potrebbe pensare alla nomina di amministratori indipendenti che devono vigilare e guidare l’azienda nella giusta direzione, una forma di successo sostenibile: YourGroup e i suoi Partners hanno l’esperienza e la competenza necessarie per aiutare le aziende a superare questo tipo di situazioni di emergenza.
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