Molte persone mi chiedono informazioni sul processo di gestione delle riunioni del CdA. A mio avviso, ci sono quattro passaggi essenziali da considerare per istituire un processo di governance efficace:
- la preparazione delle informazioni e documentazione pertinenti
- lo svolgimento della riunione consiliare
- la valutazione della riunione
- il follow-up della riunione
Ognuna di queste attività ha lo stesso livello di importanza per me. In questo articolo affronterò il primo punto: la preparazione delle informazioni e della documentazione.
Prepararsi a una riunione del CdA è un’attività molto importante e troppo spesso trascurata. Pertanto, è molto chiaro che il Presidente del Consiglio di Amministrazione ha un ruolo vitale nel garantire che le riunioni si svolgano senza intoppi.
I passaggi da eseguire
- Convocare i membri del CdA per iscritto concedendo loro un termine ragionevole.
- Stabilire in anticipo la data delle riunioni regolari e stabilire l’ordine del giorno normale.
- il Presidente del consiglio di amministrazione e il CEO redigono l’ordine del giorno, verificando che tutti gli argomenti discussi rientrino nelle competenze del CdA.
- Inviare la bozza dell’ordine del giorno ai membri del CdA con l’avviso di convocazione. L’avviso di convocazione è un documento inviato ai membri del CdA che li informa che ci sarà una riunione del consiglio di amministrazione. Questo documento deve indicare la data, l’ora e il luogo dell’incontro.
- Garantire che i documenti da studiare siano semplici e brevi. Verificare che non siano troppo tecnici. Garantire che il personale abbia effettuato analisi e sintesi (in particolare per quanto riguarda i rendiconti finanziari, altrimenti sarebbe difficile spiegare le differenze tra bilancio e risultati).
- Il Presidente del consiglio di amministrazione e il CEO devono conoscere i loro fascicoli e garantire la disponibilità del management in modo tale che possano rispondere a ulteriori richieste di informazioni e chiarire alcuni punti.
Richiedere a ciascun membro del consiglio di amministrazione di prepararsi adeguatamente alla riunione e di leggere in anticipo i documenti che gli vengono trasmessi.
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Soprattutto, è molto importante pianificare le riunioni del Consiglio di Amministrazione per un periodo abbastanza lungo (24 mesi, se possibile) al ritmo di 4-5 riunioni formali all’anno. Per quanto riguarda le riunioni dei comitati, queste devono anche essere stabilite con anticipo.
Al fine di preparare adeguatamente una riunione del consiglio, il Presidente deve:
- rivedere lo svolgimento dell’ultima riunione e rivedere i verbali per assicurarsi che non vi siano argomenti mancanti;
- esplorare gli argomenti da inserire all’ordine del giorno consultando gli altri amministratori, in particolare i Presidenti dei comitati consiliari;
- almeno due settimane prima della riunione, il Presidente deve creare una bozza dell’agenda che completerà con il contributo del CEO e del segretario del consiglio di amministrazione;
- prima di inviarlo ai membri del consiglio, il Presidente deve rivedere l’intero file e assicurarsi che contenga tutte le informazioni utili agli amministratori. È allora che concorderà, con il segretario, un programma di approvazione, se il Consiglio desidera tale documento, per preparare meglio le domande e le decisioni durante la riunione.
Come preparare l’agenda e l’incontro?
Pertanto, la responsabilità di preparare l’ordine del giorno spetta al responsabile della presidenza, in collaborazione con colui che funge da segretario del Consiglio di Amministrazione.
In termini di preparazione per l’incontro stesso, si sottolineano i seguenti punti:
- pianificare un’agenda “realizzabile” in meno di 3 o anche 4 ore;
- inserire gli argomenti più importanti all’ordine del giorno subito dopo i punti obbligatori all’inizio. In questo modo, si concede l’opportunità di dedicare più tempo, se necessario, a un dibattito su un argomento importante rimandando gli argomenti minori alla prossima riunione;
- per ogni argomento all’ordine del giorno, provare a valutare il tempo del dibattito che sarà necessario prima che i membri del consiglio giungano a concordare la decisione da prendere (proposta);
- suggerire un tempismo degli argomenti all’ordine del giorno. Questo permetterà di riportare all’ordine il dibattito quando il tempo per un punto sta per scadere.
Va ricordato che il valore aggiunto di un Consiglio di Amministrazione risiede nel suo decisivo contributo all’elaborazione e all’attuazione della strategia. Questo è il motivo per cui i punti di natura strategica devono essere considerati prioritari.
Molto spesso, i documenti destinati agli amministratori includono un programma di approvazione preliminare che consiste nel presentare i considerando, le aspettative e le proposte. A mio avviso, questi sono punti molto utili per il segretario per formulare i verbali, ma non molto utili, anzi confusi, per i consiglieri.
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Bruno Abbate
Senior Advisor