Durante una riunione di lavoro, l’amministratore delegato chiede ai propri collaboratori i dati mensili di fatturato. Con qualche imbarazzo i presenti, in rappresentanza di alcune delle principali funzioni aziendali (il commerciale, la produzione e l’amministrazione), si accorgono di avere numeri tra di loro differenti, e non di poco.
L’episodio appena descritto non fa parte del repertorio di una candid camera di satira aziendale per consulenti, ma rappresenta una situazione che si manifesta purtroppo non di rado in azienda, nonostante il fatto che molte imprese abbiano dedicato al tema delle informazioni aziendali e della loro puntuale disponibilità imponenti investimenti il cui ritorno, a giudicare dai fatti, non sempre è in linea con le aspettative.
Si è spesso pensato che all’origine vi fosse una debolezza nei sistemi informativi aziendali, debolezza alla quale si è – in alcuni casi – posto rimedio con costose e dolorose operazioni di rinnovamento degli stessi, senza ottenere tuttavia i risultati sperati.
Perché, all’alba del terzo millennio, molte aziende sono ancora alle prese con questi problemi e stentano a trovare soluzioni efficaci?
Prima criticità: il report aziendale
Un primo elemento da considerare riguarda la logica sulla base della quale è progettato e costruito il sistema di reporting aziendale. Questo passaggio critico viene spesso delegato a persone molto competenti sul piano degli strumenti e delle tecnologie, ma meno preparate sulla visione d’insieme.
Per tornare all’esempio del fatturato mensile, qual è l’informazione che ci serve? Il valore delle consegne al cliente secondo una prospettiva produttiva? La somma delle vendite caratteristiche del periodo secondo una prospettiva commerciale? La somma delle righe fattura del periodo secondo una prospettiva amministrativa?
Ciascuna di queste domande – e ce ne sono molte altre – ha come risposta un numero che non è sbagliato chiamare fatturato: peccato che si tratti di numeri tra di loro differenti (e talvolta non di poco) e pertanto incapaci di fornire un’informazione unica e attendibile se non dopo costosi sforzi di riconciliazione.
È evidente che, senza risposte tra di loro coerenti e integrate alle domande di cui sopra, dinanzi alla richiesta del fatturato mensile difficilmente si otterrà un unico numero.
Seconda criticità: il database
Un secondo elemento all’origine del problema ha a che vedere con la proliferazione dei database aziendali. La complessità e la scarsa facilità d’uso/flessibilità dei sistemi informativi – i cosiddetti “gestionali” – abbinate a una resistenza culturale al loro utilizzo da parte degli utenti, sono sovente una motivazione sufficiente per mantenere una sorta di database “ombra” (il classico foglio Excel) nel quale operare con maggior velocità, autonomia e immediatezza.
Il risultato? La creazione di diversi spreadsheet con numeri tra di loro differenti, una manutenibilità difficoltosa con impegni e rischi crescenti nel tempo, nonché una scarsa tracciabilità delle logiche utilizzate.
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Terza criticità: la disponibilità delle informazioni
Un terzo tema da considerare riguarda la disponibilità tempestiva delle informazioni: il valore aggiunto dei dati aziendali non dipende soltanto dalla loro esattezza e unicità ma anche e soprattutto dai tempi necessari per disporne.
Conoscere il conto economico di periodo quando le azioni correttive ipotizzabili sono ormai obsolete rende assolutamente inutili informazioni altrimenti ineccepibili sul piano della qualità!
Spesso il ritardo è la conseguenza di un approccio eccessivamente “amministrativo”: il principio che dovrebbe ispirare la produzione di informazioni le cui finalità sono quelle di aiutare il management a una sempre migliore gestione del business non è lo stesso alla base della redazione del bilancio civilistico.
In altri casi la mancanza di tempestività è causata dalla purtroppo frequente “dipendenza” dalla funzione Sistemi Informativi. Per molte delle ragioni sopra elencate, conoscere il fatturato del periodo magari con qualche attributo ulteriore (per prodotto, per area geografica, per linea di business, per agente, ecc.) richiede un intervento specifico di qualcuno che “è in grado di smanettare sul sistema” e che, attraverso complesse query, ci fornisce il famoso file Excel contenente le informazioni desiderate.
È evidente che la dipendenza da terzi rende il processo più lungo nei tempi e più viscoso nei modi, con conseguenti ritardi nell’ottenere quanto richiesto.
Quattro soluzioni concrete
Come ovviare a tutto ciò? Consapevoli che soluzioni universali non esistono, alcune concrete azioni che garantiscono una sperimentata efficacia senza interventi costosi e invasivi, possono essere:
- La costruzione, qualora non esista, di un data warehouse che, prendendo i dati dal sistema gestionale in modo automatico e continuo, dia garanzie sull’unicità della sorgente.
- L’implementazione di strumenti di intelligence user friendly che acquisiscano le informazioni dal data warehouse aziendale, limitando in tal modo la proliferazione delle fonti informative.
- La predisposizione di una reportistica – alimentata sistematicamente e autonomamente dai dati di sistema – che dia risposte ai principali fabbisogni informativi (di funzione e d’impresa).
- La diffusione di una maggiore cultura dell’informazione che dia a tutta l’azienda – non solo alla funzione Amministrazione Finanza e Controllo – piena consapevolezza delle ricadute economico-finanziarie di quanto quotidianamente viene deciso e fatto.
Mai come in questa fase storica avere persone e strumenti che garantiscano la qualità e la tempestività delle informazioni descritte è essenziale per sviluppare e mantenere un vantaggio competitivo.
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