CHI E IL DPO?
Nel quadro della normativa sulla protezione dei dati personali, il Regolamento europeo 2016/679, comunemente chiamato GDPR, introduce la figura chiave del DPO (Data Protection Officer) o Responsabile della Protezione dei Dati. Nonostante la sua crescente rilevanza, molti professionisti e piccole realtà imprenditoriali non ne conoscono ancora il ruolo, le funzioni e i casi in cui la sua presenza è obbligatoria.
Il DPO è un soggetto con competenze specialistiche in materia di privacy e gestione organizzativa di dati digitali. La sua funzione principale è quella di supportare l’organizzazione o il professionista che gestisce i dati – Titolare del trattamento – nel garantire il rispetto della normativa vigente nell’implementazione di soluzioni digitali in azienda. Il DPO non è una figura meramente formale, ma di un presidio concreto di conformità e gestione del rischio.
Il GDPR, che armonizza a livello europeo gli obblighi in materia di dati personali, riguarda tutte le società di diritto privato, le associazioni e gli enti pubblici. Il DPO, quando formalmente designato sulla base di criteri di obbligatorietà oppure su base volontaria, sorveglia, consiglia le società, e vigila sul rispetto delle normative europee e nazionali sulla protezione dei dati. La sua designazione è obbligatoria in alcuni casi.
IN QUALE CASO NOMINARE UN DPO?
La nomina di un DPO è obbligatoria per:
- le aziende che gestiscono in modo continuo i dati di molte persone per lo svolgimento delle proprie attività, come per esempio una società di fornitura di abbonamenti telefonici, di utenze, di servizi continuativi di ogni genere, di analizzi dei dati generati da Internet per la generazione di pubblicità comportamentale o di sistemi di e-commerce.
- tutte le autorità, enti pubblici e società partecipate dallo stato italiano.
- le aziende che utilizzano, come parte centrale del loro lavoro, grandi quantità di dati sensibili come dati relativi allo stato di salute, dati genetici, dati sulle opinioni politiche, dati su reati e condanne penali….
In ogni caso, anche al di fuori delle 3 casistiche riportate sopra, il Garante della Privacy consiglia la nomina di un DPO quando una società tratta un volume significativo di dati personali e necessita un supporto tecnico giuridico per le operazioni eseguite in ambito. In questo caso, la società affida ad un esperto l’individuazione e il coordinamento, tramite programmi di vigilanza, delle azioni per una gestione conforme e responsabile dei dati personali.
Il DPO dà un valore aggiunto significativo come consulente indipendente che affianca l’organizzazione nelle scelte operative, contribuendo a integrare la protezione dei dati nei processi aziendali. La sua attività si colloca quindi in una dimensione preventiva, orientata a evitare criticità piuttosto che a gestirle a posteriori.
IDENTIKIT DEL DPO
Il DPO è il “CHEF D’ORCHESTRE” dei dati personali. È una funzione di nuova generazione che non trova un profilo tipico, perché si adatta al contesto. I requisiti del GDPR impongono che il DPO abbia un certo livello di competenza e sia indipendente.
Le competenze del DPO devono essere specialistiche con una conoscenza approfondita della normativa sulla protezione dei dati (GDPR e legge italiana), dell’IA Act, della NIS2 e generali con una buona comprensione degli aspetti pratici, organizzativi ed informatici legati al trattamento dei dati. La scelta del DPO può riposare sulle certificazioni professionali in ambito.
Il DPO deve anche possedere un’esperienza consolidata per gestire la pluralità di situazioni che si possono presentare e per le quali deve esprimere la propria opinione o controllare il regolare svolgimento della conformità dei processi.
Oltre al livello di competenza e all’esperienza, il DPO deve possedere alcune qualità personali dette soft skills per gestire la molteplicità di situazioni che si possono presentare come la capacità di comunicazione. Il DPO deve saper dialogare sia con il management sia con il personale, traducendo concetti normativi complessi in indicazioni operative chiare. Inoltre, deve essere in grado di interfacciarsi con il Garante e le autorità.
Nell’ambito delle sue attività, il DPO mette la propria expertise al servizio dell’azienda.
COME SCEGLIERE UN DPO?
La scelta del DPO è un passaggio delicato, perché da questa figura dipende in larga parte la corretta gestione dei dati personali. Il GDPR non impone requisiti formali rigidi, ma indica chiaramente alcuni criteri fondamentali su cui un’azienda dovrebbe basare la propria decisione.
Dal punto di vista organizzativo, è possibile scegliere tra un DPO interno o un professionista esterno. Nelle piccole e medie imprese, la soluzione esterna è spesso più efficace, perché consente di accedere a competenze qualificate senza appesantire la struttura aziendale.
Inoltre, il GDPR impone che il DPO sia indipendente e abbia attività che possano creare conflitti di interessi, sotto pena di nullità. Il DPO non deve trovarsi in situazioni di conflitto di interessi: ad esempio, non dovrebbe ricoprire ruoli operativi che implicano decisioni sul trattamento dei dati (come responsabile IT o direttore marketing), perché comprometterebbe la sua imparzialità.
COME IL DPO INTERAGISCE CON L’AZIENDA?
Il modo in cui un DPO opera in azienda è determinante per rendere la protezione dei dati concreta e non solo formale. Più che “controllare”, il DPO si deve inserire nei processi aziendali come figura di supporto strategico e operativo, partendo dalla conoscenza dell’organizzazione. Il DPO deve comprendere come funzionano i processi per individuare i reali rischi e proporre misure adeguate, evitando soluzione standard poco efficaci.
Un altro elemento chiave è la presenza, anche se non invasiva. Il DPO va coinvolto nelle decisioni che riguardano nuovi progetti, strumenti o trattamenti di dati (il cosiddetto “privacy by design”), offrendo indicazioni preventive anziché intervenire solo a posteriori. Il DPO eroga consigli e formazione ai dipendenti per sopravvivere nel mondo digitale e scovare i rischi di furto di dati.
Il DPO sperimentato calibra le proprie attività sulla dimensione e sul settore dell’impresa, evitando appesantimenti burocratici inutili, soprattutto nelle PMI e mantiene un rapporto diretto con il management. Il DPO deve essere in grado di segnalare rischi e criticità in modo chiaro, aiutando i decisori a comprendere le implicazioni e a prendere scelte consapevoli.
In sintesi, un DPO efficace non si limita a verificare la conformità, ma contribuisce a costruire una cultura aziendale della protezione dei dati, integrata nei processi e sostenibile nel tempo.
RISCHI DI NON CONFORMITA
La mancata designazione del DPO, quando obbligatoria, o la scelta di un DPO in conflitto di interessi non sono semplici irregolarità formali: possono avere conseguenze concrete, sia sotto il profilo sanzionatorio che quello organizzativo.
Il GDPR informa che la società che non ha designato un DPO, quando tale designazione è obbligatoria, si espone ad una sanzione, che potrebbe in particolare assumere la forma di avvertimento o di una sanzione amministrativa pecuniaria fino a 10 milioni di euro o al 2 % del fatturato.
Oltre alle sanzioni, c’è un impatto pratico: senza una figura di riferimento come il DPO, l’azienda tende ad avere una gestione meno strutturata della privacy e della digitalizzazione, con maggiori probabilità di errori, violazioni dei dati e difficoltà nel rispondere a richieste degli interessati o a controlli dell’autorità.
Nel caso di nomina di un DPO in conflitto di interessi, la situazione è diversa ma altrettanto critica. Le conseguenze possono comportare l’invalidità sostanziale della nomina, sanzioni da parte dell’autorità di controllo, analoghe a quelle previste per la mancata nomina ed una minore efficacia dei controlli interni, con conseguente aumento del rischio di non conformità.
In sintesi, una nomina assente o inadeguata espone l’azienda a sanzioni, ma soprattutto a una gestione fragile della privacy, con possibili ricadute economiche, legali e reputazionali.
È quindi importante scegliere il proprio DPO secondo i criteri dettati dalla legge.YOURGROUP supporta le società nell’individuazione di un DPO esterno in conformità con la legge con fractionnal manager di grande esperienza in organizzazioni con competenze tecnico – giuridiche adeguate per tale funzione.
